Cum să planificați o cină de gală: Lista de verificare finală

Planificarea Petrecerii

Îmi place să ajut oamenii să planifice și să se pregătească pentru evenimentele și petrecerile lor majore.

Cu o pregătire adecvată, evenimentul tău de strângere de fonduri poate fi un succes uluitor.

Ce este o cină festivă?

O cină de gală este de obicei o petrecere semi-formală pentru adulți, care include cină, dans și o licitație sau tombolă. De obicei, o gală este organizată de o organizație – adesea o organizație nonprofit – cu scopul de a hrăni și de a distra donatorii și constituenții lor și de a strânge bani pentru organizația lor într-un cadru social.

Într-o lume perfectă, planificarea unei strângeri de fonduri sau a unei cine de gală ar fi o briză. Sponsorii generoși ar plăti pentru toată mâncarea, divertismentul și cazarea dvs., în timp ce oaspeții dvs. ar fi mai mult decât dornici să liciteze pentru articolele de licitație și să doneze pentru cauza dumneavoastră. Din păcate, planificarea unui eveniment de gală în lumea reală implică destul de multă pregătire. Pentru a planifica o cină de gală perfectă, va trebui să căutați sponsorizare și voluntari, să creați o temă și invitații și să rezervați mâncare și divertisment. Executarea eficientă a acestor pași poate face minuni. Acest articol prezintă câțiva pași importanți și necesități care sunt cruciale pentru planificarea corectă a galei.

Lista de verificare pentru planificarea galei în 12 pași

Subliniază-ți scopul
Analizați costurile
Stabiliți un preț pentru bilet
Alegeți-vă metodele de strângere de fonduri
Obțineți sponsorizare
Alegeți un loc
Stabiliți care va fi tema dvs
Faceți preparate pentru mâncare și băutură
Creați-vă invitațiile
Planificați activități și rezervați divertisment
Decorează-ți locul
Căutați voluntari

1. Subliniază-ți scopul

A ști ce vrei să obții cu evenimentul tău te va ajuta pe tine și echipa ta să planifici în consecință. Costul planificării unei gale de strângere de fonduri poate fi extrem de mare, așa că va fi important să aduni sprijin pentru cauza ta și să stârnești interesul în cadrul comunității.

Primul pas al procesului de planificare ar trebui să fie stabilirea unui obiectiv pentru organizația dvs., determinarea cine/ce va beneficia de pe urma strângerii de fonduri și sublinierea la ce se pot aștepta oaspeții să susțină cu ofertele și donațiile lor la licitație.

Înainte de a rezerva o locație și un divertisment, veți dori să subliniați scopul evenimentului dvs. și să creați un buget.

Kelly Sikkema prin Unsplash

2. Analizați costurile

Înainte ca procesul de planificare să înceapă cu adevărat, organizația dvs. trebuie să determine suma de bani de început disponibilă. Cronologia de planificare a galei va diferi în funcție de eveniment, dar taxele comune includ mâncare, băuturi, închiriere de locații, publicitate, echipamente A/V, articole pentru licitație și alte cheltuieli.

Urmărirea câți bani cheltuiți și a cât de mult veți avea nevoie pentru a obține un profit este o componentă cheie pentru crearea unui buget precis. La urma urmei, scopul unei gale este de a strânge bani – nu de a-i cheltui! Acestea fiind spuse, va trebui, desigur, să cheltuiți o sumă semnificativă în avans pentru a vă planifica și a organiza evenimentul de strângere de fonduri. Dacă totul merge bine, îți vei acoperi costurile și vei avea o mulțime de fonduri noi rămase pentru cauza ta.

3. Stabiliți un preț pentru bilet

După ce ați determinat numărul de invitați la care doriți să participați, setați un preț pentru fiecare bilet. Locația, meniul și costul evenimentului ar trebui luate în considerare atunci când se stabilește prețul de intrare. Pe lângă biletele obișnuite, asigurați-vă că oferiți un număr limitat de permise VIP disponibile la un preț mai mare pentru a oferi participanților VIP beneficii speciale în timpul evenimentului. Vânzarea biletelor este o modalitate excelentă de a strânge bani suplimentari pentru cauza ta.

4. Alegeți-vă metodele de strângere de fonduri

Planificarea unui eveniment de gală se învârte în principal în jurul strângerii de bani, așa că luați în considerare o varietate de metode de strângere de fonduri. Susținătorii organizației dvs. vor fi bucuroși să doneze bani, dar este, de asemenea, util să implementați și alte activități la care să participe oaspeții. Unele modalități de a strânge fonduri suplimentare includ organizarea unei tombole sau a unei licitații silentioase, vânzarea de băuturi răcoritoare, vânzarea de oportunități de publicitate și împărțirea vânzărilor. cu firme de sprijin. Asigurați-vă că vă gândiți la cât mai multe idei posibil pentru a strânge bani pentru organizație sau pentru a susține cina dvs. de gală.

5. Obțineți sponsorizare

Cu excepția cazului în care organizația dvs. are o sumă copleșitoare de bani de început, evenimentul dvs. va necesita probabil sprijinul sponsorilor. Oferind publicitate și alte avantaje anumitor companii, este posibil să puteți obține articolele necesare la un preț accesibil.

Contactarea sponsorilor vă va cere să utilizați fiecare parte a rețelei existente, să formați relații de afaceri pe termen lung și să stabiliți o simbioză cu organizațiile participante. Este posibil ca restaurantele locale să vă ofere un loc ieftin sau gratuit în care să vă organizați evenimentul și să vă furnizați oaspeților mâncare și băuturi. Divertismentul poate fi, de asemenea, sponsorizat sub formă de animatori locali care interpretează la un tarif redus sau sub formă de acte mai mari plătite de sponsorii dvs. Dacă intenționați să programați activități precum o tombolă sau o licitație, sponsorii pot, de asemenea, să poată dona premii pentru evenimentul dvs.

Locația pe care o alegeți ar trebui să depindă de numărul de invitați pe care îi invitați, de tema dvs. și de ce tipuri de divertisment intenționați să prezentați.

6. Alegeți un loc

Locația dvs. va juca un rol important în procesul dvs. de planificare, așa că este important să căutați opțiunile în detaliu și să optați pentru un loc bun, care să poată găzdui confortabil participarea dvs. maximă, inclusiv furnizorii de divertisment și de masă.

Mediul ar trebui să fie elegant și să permită oamenilor să socializeze liber. Dacă locația dvs. este donată, poate fi nevoie de puțină planificare pentru a se potrivi nevoilor dvs., așa că luați în considerare cu atenție orice ajustări pe care ați putea avea nevoie să le faceți înainte de a decora. Decorațiile tale ar trebui să se potrivească cu ceea ce poartă oaspeții și cu tema ta.

7. Stabilește care va fi tema ta

O temă creativă pentru evenimentul tău de gală oferă o atmosferă unică invitaților tăi. Fie că este vorba despre Broadway, medieval, mascarada, Crăciun, nautică sau altceva, o temă vă poate ajuta să alegeți meniul, decorațiunile, activitățile planificate și codul vestimentar.

Când planificați un eveniment tematic, este important să vă asigurați că decorațiunile, piese centrale și divertismentul dvs. se potrivesc corect. În unele cazuri, poate fi necesar să contactați o organizație familiarizată cu evenimentele tematice pentru a asigura prezentarea corectă.

Asigurați-vă că puneți la dispoziție oaspeților o varietate de feluri de mâncare, deoarece unii participanți sunt susceptibili de a fi vegani, vegetarieni, intoleranți la gluten sau la lactoză etc.

8. Faceți preparate pentru mâncare și băutură

Faceți cumpărături și contactați diverse servicii de catering, restaurante și alte unități pentru a vedea dacă sunt în măsură să vă găzduiască oaspeții. Luați în considerare dacă doriți să aveți un cash bar sau un open bar și pregătiți un meniu care are opțiuni vegetariene și fără gluten.

Meniul dvs. ar trebui să fie divers, iar ce să serviți la cina dvs. de gală va depinde de natura evenimentului dvs., de tema pe care ați ales-o și de bugetul organizației dvs. De asemenea, poate doriți să vă gândiți să vă personalizați vasele pentru a face o impresie suplimentară specială asupra patronilor dvs.

9. Proiectează-ți invitațiile

Invitația ta va fi primul lucru pe care potențialii oaspeți îl vor vedea, așa că crearea uneia memorabile este un pas important în planificarea evenimentului tău. Crearea unei invitații bune necesită informații corecte și o prezentare care să atragă atenția.

Includeți informații precum data, ora, locația și formalitatea, precum și detalii importante, cum ar fi cine va beneficia de pe urma evenimentului, tema aleasă și activitățile planificate. The arta de a scrie invitații la gală îți permite să fii creativ, dar este și important ca tonul tău să reflecte formalitatea evenimentului.

10. Planificați activități și carte de divertisment

Planificarea unei cine de gală de succes se bazează pe rezervarea de divertisment și activități adecvate menite să strângă bani. Contactați locațiile locale și întrebați despre posibilele spectacole live, precum și despre eventualele articole care urmează să fie donate pentru o tombolă sau o licitație tăcută. Asigurați-vă că găsiți forme de divertisment care se potrivesc cu tema dvs. și pe care oaspeții le vor găsi atât captivante, cât și adecvate.

11. Decorează-ți locul

Unul dintre pașii finali pe care îi veți face în pregătirea pentru cina dvs. de gală este decorarea locației. Alegeți culori complementare îndrăznețe și decorați pentru a se potrivi cu tema aleasă. Folosiți piese centrale unice, lucrări de artă și recuzită pentru a crea un mediu vizual uimitor pentru oaspeții dvs. și pentru a oferi evenimentului dumneavoastră o ambianță festivă.

Datorită importanței prezentării unei atmosfere unice, poate fi necesar să contractați ajutor în decorare. Există o varietate de companii care îi ajută pe planificatorii de evenimente să decoreze locații de toate formele și dimensiunile în funcție de temă și schema de culori. Mulți au disponibile șabloane și materiale pentru o gamă largă de teme comune ale evenimentelor.

12. Căutați voluntari

Odată ce totul este planificat, va trebui să găsiți oameni care să vă ajute la organizarea și întreținerea evenimentului. Folosind rețeaua și resursele din interiorul și din afara organizației, găsește voluntari care să ajute să întâmpine oaspeții, să așeze oamenii, să servească mâncare și să te asiguri că seara se desfășoară fără probleme.

Noroc!

O cină de gală reușită este una dintre cele mai bune modalități de a obține sprijin pentru organizația dvs., dar necesită și multă planificare și pregătire. Asigurarea că totul este în ordine înainte de sosirea unui singur oaspete va ajuta seara să curgă lin și să vă prezinte organizația într-o lumină profesională. Strângerile de fonduri sunt esențiale în creșterea oricărei afaceri sau organizații non-profit, iar gestionarea eficientă a fiecărui pas este cheia pentru o seară memorabilă.

Acest conținut este exact și fidel din cunoștințele autorului și nu este menit să înlocuiască sfatul formal și individualizat din partea unui profesionist calificat.